(१) सेवाको राजपत्रांकित पदमा वहाल रहेको कुनै कर्मचारीलाई विभागीय सजाय गर्न आयोगको परामर्श माग गर्दा सेवा शर्त सम्बन्धी प्रचलित कानूनको प्रक्रिया पूरा गरी आरोप र प्रस्तावित सजायको सम्बन्धमा सम्बन्धित कर्मचारीले पेश गरेको स्पष्टीकरण तथा सवुत प्रमाणलाई मूल्यांकन गरी कर्मचारीलाई गर्न खोजिएको सजायको किटानी साथ सजाय गर्ने अधिकारीको निर्णय सहित सक्कलै फाईल आयोगमा पठाउनु पर्नेछ ।
(२) उपदफा (१) बमोजिम प्राप्त फाइल संलग्न कागजातको अतिरिक्त त्यस्तो कर्मचारी सम्बन्धी अन्य कुनै विवरणको आवश्यकता परेमा आयोगले सम्बन्धित अधिकारीसँग माग गर्न सक्नेछ र त्यसरी आयोगबाट माग भएको विवरण उपलब्ध गराउनु त्यस्तो अधिकारीको कर्तव्य हुनेछ ।
(३) उपदफा (१) र (२) बमोजिम प्राप्त कागजातबाट मात्र विषयवस्तुको यथार्थ जानकारी प्राप्त हुन नसक्ने देखिएमा आयोगले सम्बन्धित कर्मचारीलाई आफु समक्ष उपस्थित गराई आवश्यक सोधपुछ गर्न सक्नेछ ।
(४) उपदफा (३) बमोजिम सोधपुछ गरिएको कर्मचारीले लिखित स्पष्टीकरण पेश गर्नको निमित्त समय मागेमा आयोगले मुनासिव माफिकको समय दिन सक्नेछ ।